Оптимизация работы приема онкологических пациентов на стационарное лечение

Описание проекта

Процесс улучшений в здравоохранении – это бесконечный процесс. Несмотря на то, что в ГАУЗ ТО «МКМЦ «Медицинский город» медицинское обслуживание пациентов соответствует самым высоким стандартам, сестринский персонал, не останавливаясь на достигнутом, ставит для себя новые задачи, подбирая актуальные темы улучшения процессов с использованием методов бережливого производства. Одним из сестринских проектов, реализованных в Медицинском городе, стало расширение полномочий среднего медицинского персонала приемного отделения при плановой госпитализации пациентов с онкологическими заболеваниями на стационарное лечение.

До реализации проекта главными функциями специалистов среднего медицинского персонала приемного отделения было оформление медицинской документации, измерение веса, роста, А/Д и по назначению врача направление на дополнительные обследования. До реализации проекта работали 6 штатных единиц – медицинские сестры и регистраторы.

Основной целью проекта стало улучшение процессов, направленных на повышение удовлетворенности пациентов, доступности оказываемых услуг, увеличение эффективности и устранение существующих временных и иных потерь, а также организация рабочих мест, обеспечивающая безопасность и комфортность работы сотрудников.

Обоснованием выбора проекта стало длительное время ожидания госпитализации, границы проекта - от момента входа в учреждение до койки в профильном стационаре.

В команду проекта вошли медицинские сестры и врачи - онкологи. Разработали дорожную карту проекта. Проанализировали текущее состояние процессов при госпитализации и подготовили карту текущего состояния, которая включила 2 потока: терапевтический и хирургический профиль (рисунок 1).

До реализации проекта:

1) оценка карты текущего состояния хирургического профиля показывает, что пациенты, идущие на оперативное лечение, вклиниваются без записи в основную очередь пациентов у кабинета врача - онколога поликлиники, тем самым время ожидания приема значительно увеличивается и для первичных пациентов. Подробное картирование данного процесса показало что, врач в поликлинике проводит визуальный осмотр результатов анализов и выдает направление на госпитализацию пациенту, а далее пациенты, преодолевая расстояние около 500 м., передвигались из поликлиники на плановую госпитализацию в приемное отделение (рисунок 2). Максимальное время протекания процесса (от входа в поликлинику до койки в профильном отделении) при госпитализации на хирургическое лечение составляет – 296 мин. Среднее количество пациентов, ежедневно поступающих на лечение составляет от 50 - 60 человек.

2) карта текущего состояния терапевтического профиля показывает, что пациенты, получающие курсовое химиотерапевтическое лечение, приходят в приемное отделение на госпитализацию утром к 08.00 часам. Среднее количество пациентов, ежедневно поступающих на данную терапию, составляет 30 – 40 человек. Прием пациентов на химиотерапевтическое лечение до реализации проекта осуществлял врач – онколог, который приходил из стационарного отделения к 09.00 часам и начинал отбор пациентов на госпитализацию. После первичного осмотра, изучения анализов и выписок пациентов, врач – онколог направлял пациентов на оформление истории болезни или дополнительные обследования. В результате наблюдалась скученность, как у кабинета врача онколога, так и в самом приемном отделении, в среднем ежедневно врач находился в приемном отделении 1,5 – 2 часа. Медицинская сестра или регистратор приемного отделения в течение дня по телефону бесконечно вызывали врача вновь прийти в приемное отделение, потому как пациенты после дообследований вновь ожидали окончательного решения и вопроса по госпитализации. А у врача в режиме многозадачности и загруженности просто нет возможности каждый час приходить в приемное отделение, поэтому ожидание было утомительным и длительным от 2- 3х часов. Максимальное время, потраченное пациентом на госпитализацию, в отделение противоопухолевой лекарственной терапии составляло - 248 мин.

Количество госпитализаций через приемное отделение составляет ежедневно около 100 пациентов, 25% пациентов ожидают госпитализацию по 4 - 5 часов, но онкологические пациенты особенные, тревожные, ранимые, а порой капризные, поэтому процесс «ожидания» и «большие расстояния при передвижении» необходимо исключить полностью.

В ходе картирования текущего состояния процесса, выявлены существенные проблемы: 1) пересечение амбулаторного и стационарного потоков пациентов; 2) отсутствие постоянного врача – онколога в приемном отделении; 3) отсутствие фиксированного времени приёма на госпитализацию; 4) отсутствие специальных условий для первичного осмотра пациентов в приемном отделении врачом гинекологом, радиотерапевтом; 5) отсутствие преемственности при оформлении документов на госпитализацию (сканирование недостающих документов); 6) отсутствие приемлемых условий для пациентов при ожидании госпитализации.

Целевой показатель госпитализации пациентов на стационарное лечение составляет 34 минуты - это время поставила команда для достижения цели.

Проанализировав виды потерь в потоках, удалось внедрить инновационные технологии и автоматизировать систему планирования госпитализаций пациентов на стационарное лечение.

Чтобы сократить время оформления плановой госпитализации в стационар, потребовалось продумать новую маршрутизацию для пациентов, с учетом предварительной записи на госпитализацию в удобное для пациента время. Это, в первую очередь, помогло устранить разногласия среди пациентов, связанные с очерёдностью плановой госпитализации. Кроме того, позволило выстроить работу отделения в более оперативном ключе, при этом посещение врача - онколога через поликлинику учреждения перед непосредственной госпитализацией в стационар в новом проекте было решено исключить.

Для достижения целевых показателей был разработан план мероприятий, и команда проекта приступила к реализации целей. Перераспределив кадровый состав, ключевую ставку сделали на более квалифицированных специалистов – «фельдшеров».

В первую очередь, была проведена реорганизация приемного отделения. Территориально оно было перенесено в здание, где расположены профильные отделения круглосуточного стационара. Реорганизация позволила совсем исключить излишние и длительные передвижения пациентов, сейчас пациент входит в приемное отделение с улицы отдельного входа и буквально через 2 метра попадает в кабинеты приема фельдшеров.

На сегодняшний день 4 фельдшера, 2 регистратора и 1 медицинская сестра осуществляют госпитализацию пациентов. Фельдшера получили доступ в информационную систему «Электронная медицинская карта», расширили им функционал, включая первичный осмотр, выполнение интерпретации результатов анализов и принятие решения о госпитализации. Квалифицированные врачи – онкологи, радиотерапевты, провели обучение фельдшеров, разбирая тонкости заболеваний и практические примеры.

В настоящее время работа в приемном отделении выстроена таким образом что, фельдшер самостоятельно принимает решение по дообследованию пациентов, знает показатели общего анализа крови, при которых пациент госпитализируется для получения химиотерапевтического лечения, а при каких показателях пациент получит временный отказ в лечении, фельдшер сможет определить, нужен ли при госпитализации показатель D-димер, маркер тромбообразования, что он помогает диагностировать и почему он важен в онкопрактике.

Сейчас взаимодействие и устные коммуникации с врачом по важным вопросам госпитализации пациента, фельдшер проводит, позвонив по телефону и детально обсуждая, выстраивая тактику и траекторию госпитализации пациента. Данная система позволила высвободить бесценное время врача, профессиональные знания врача направить на решение глобальных задач, принимать участие в мультидисциплинарных консилиумах, операциях, исследованиях, направленных на лечение и выздоровление пациентов.

Ожидание пациентов при госпитализации свелось до минимума, время госпитализации в настоящее время составляет 30 минут.

Кроме того, для подписания протоколов осмотра пациента в приемном отделении, на фельдшеров была оформлена электронно-цифровая подпись (ЭЦП), а на рабочих компьютерах установили медицинские информационные системы "Инфекций.net" и «1С:Медицина». Следующим важным шагом стало совместно с IT службой разработка сетки - запись на госпитализацию в имеющемся в учреждении информационном продукте «Локус». Всего установили 100 слотов в день, распределив по 25 слотов на каждого фельдшера, провели нумерацию окон приема, что также позволило упростить маршрутизацию пациентов в приемном отделении. Перед выпиской из стационара лечащий врач выбирает в расписании приема на госпитализацию удобное для пациента время и записывает в медицинскую информационную систему «Локус». Такой подход позволяет исключить скученность и равномерно распределить пациентов в стационаре.

Реализация данного проекта позволила нам организовать рациональную логистику пациентов для госпитализации, исключив излишние передвижения. Таким образом, удовлетворенность пациентов качеством оказания медицинской помощи достигла 80%, а время оформления на госпитализацию сократилось в 8 раз. Полученные результаты превзошли все наши ожидания и порадовали как медицинский персонал, так и пациентов, ради которых и разрабатывался данный Проект. А главное, что в ходе реализации проекта нам удалось эффективно использовать потенциал фельдшера, повысить профессионализм и значимость квалифицированного специалиста.

Сейчас фельдшера являются частью мультидисциплинарной команды принимать обоснованные решения для лечения онкологических пациентов, а врачи ценят и уважают их, разбирают интересные случаи и делятся своим опытом и знаниями.