ЦИФРОВАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В СТОМАТОЛОГИИ

ЦСМК является "автопилотом" позволяющим автоматизировать процессы внутреннего контроля качества от формирования локальных нормативных документов, учета нежелательных событий, мониторинга и учета ресурсов, до анализа результатам контроля с формированием отчетов

Описание проекта

Описание проблемы и сложностей ситуации, которая потребовала решения

В сфере здравоохранения остро стоит проблема обеспечения высокого уровня качества и безопасности оказываемой медицинской помощи. В тоже время медицинские организации сталкиваются с рядом сложностей, которые требуют оперативного и эффективного решения.

Проблема рутинности и формализма во внутреннем контроле: Существующие системы внутреннего контроля качества (ВКК) часто носят формальный характер, мероприятия проводятся "для галочки", без должного анализа и принятия мер по улучшению. Это приводит к неэффективности ВКК и не способствует реальному повышению безопасности пациентов.

Сложности соблюдения нормативных требований: Законодательство в сфере здравоохранения постоянно меняется, и медицинским организациям сложно оперативно отслеживать все изменения и адаптировать свои процессы к новым требованиям. Это создает риск нарушений и штрафных санкций.

Юридические риски и защита врачей: Увеличение числа исковых заявлений и жалоб от пациентов создает серьезные юридические риски для медицинских организаций и врачей. В спорных ситуациях необходимо иметь надежную доказательную базу для защиты интересов клиники и медицинского персонла.

Поиск и анализ информации: Большой объем информации о требованиях, клинических рекомендациях, судебной практике требует значительных временных затрат на поиск, анализ и систематизацию. Врачи и руководители часто не имеют времени на самостоятельное изучение всех необходимых материалов.

Отсутствие вовлеченности персонала: Эффективная система ВКК требует вовлеченности всего персонала медицинской организации. Однако, часто сотрудники не понимают смысла и важности ВКК, воспринимая его как дополнительную рутинную нагрузку.

Интеграция информации из разных источников: Информация о деятельности медицинской организации разрознена и хранится в различных источниках (медицинские карты, чек-листы, журналы, отчеты). Сложно получить целостную картину о состоянии качества и безопасности медицинской помощи.

Нехватка ресурсов: Медицинские организации часто испытывают недостаток ресурсов (финансовых, кадровых, временных) для эффективного управления качеством и безопасностью медицинской помощи.

Планируемый результат внедрения

1.     Снижение количества неотработанных нежелательных событий (НС):

2.     Повышение соответствия нормативным требованиям:

3.     Снижение юридических рисков:

4.     Повышение вовлеченности персонала во ВКК:

5.     Улучшение операционной эффективности:

6.     Повышение удовлетворенности пациентов:

7.     Повышение правовой грамотности персонала:

8.    Снижение финансовых потерь.

Задачи, которые требовалось решить на пути достижения цели

1. Создание базы знаний и алгоритмов по управлению качеством и безопасностью:

   • Разработка базы знаний, включающей нормативные документы, клинические рекомендации, судебную практику, инструкции и алгоритмы действий в спорных ситуациях.

   • Создание системы подсказок и рекомендаций для пользователей в процессе работы с ЦСМК.

2. Автоматизация сбора и анализа данных:

   • Интеграция с существующими информационными системами медицинской организации (ФРМО, ФРМР, МДЛП "Честный знак") для автоматического сбора данных.

   • Разработка алгоритмов для анализа данных и выявления рисков.

   • Создание системы отчетов и дашбордов для визуализации информации о состоянии качества и безопасности медицинской помощи.

3. Разработка функционала для управления нежелательными событиями (НС):

   • Создание модуля для регистрации НС, включающего классификатор НС, опросники для выявления причин и факторов, систему уведомлений и маршрутизации.

   • Разработка алгоритмов для анализа НС и определения корректирующих мероприятий.

   • Создание системы контроля за выполнением корректирующих мероприятий.

4. Обеспечение вовлеченности персонала:

   • Разработка интуитивно понятного и удобного интерфейса ЦСМК.

   • Создание обучающих материалов и проведение тренингов для персонала.

5. Соответствие нормативным требованиям:

   • Мониторинг изменений в законодательстве и автоматическое обновление базы знаний ЦСМК.

   • Разработка проверочных листов для проведения аудитов соответствия.

   • Генерация комплекта документов

6. Реализация модуля юридической поддержки:

   • Разработка базы знаний с ответами на наиболее часто задаваемые вопросы.

   • Обеспечение возможности оперативной консультации с юристом в спорных ситуациях.

   • Генерация документов для урегулирования споров

7. Прогнозирование ситуации и оперативное реагирование

   • Создать предиктивные модели для выявления будущих проблем в работе организации

   • Реализовать гибкую систему оповещений с возможностью рассылки на телефоны сотрудников (использование мессенджера)

   • 
     Этапы реализации

   • Анализ и проектирование (3 месяца): 

     • Проведение анализа существующих проблем и потребностей медицинских организаций в сфере управления качеством и безопасностью.

     • Определение целей и задач ЦСМК.

     • Разработка концепции ЦСМК, определение функциональных требований.

     • Проектирование архитектуры системы и базы данных.

     • Разработка технического задания.

   • Разработка и тестирование (6 месяцев): 

     • Разработка программного обеспечения ЦСМК.

     • Создание базы знаний и алгоритмов.

     • Разработка интерфейса пользователя.

     • Интеграция с существующими информационными системами.

     • Проведение альфа-тестирования и устранение выявленных ошибок.

   • Пилотное внедрение (3 месяца): 

     • Внедрение ЦСМК в пилотной медицинской организации.

     • Обучение персонала пилотной организации.

     • Сбор обратной связи от пользователей.

     • Анализ результатов пилотного внедрения и внесение корректировок в ЦСМК.

   • Масштабирование (6 месяцев): 

     • Внедрение ЦСМК в других медицинских организациях.

     • Проведение обучения персонала.

     • Обеспечение технической поддержки пользователей.

     • Сбор обратной связи и внесение улучшений в ЦСМК.

   • Сопровождение и развитие (постоянно):

     • Техническая поддержка пользователей ЦСМК.

     • Мониторинг изменений в законодательстве и обновление базы знаний ЦСМК.

     • Разработка новых функций и модулей ЦСМК.

     • Проведение исследований эффективности ЦСМК.

   • Коммерциализация (12+ месяцев)

     • Определение целевой аудитории

     • Создание лицензионной политики

     • Реализация маркетинговой стратегии

     • Поиск партнеров и каналов продаж

     • Обучение персонала

   • Необходимые ресурсы (финансы, люди)
     

   • Финансовые ресурсы: 50 000 000 рублей
     

   • Разработка программного обеспечения: Оплата труда программистов, аналитиков, тестировщиков, дизайнеров интерфейса.

   • Создание базы знаний: Оплата труда экспертов в области здравоохранения, юристов, специалистов по управлению качеством.

   • Интеграция с существующими информационными системами: Оплата труда специалистов по интеграции, приобретение необходимого оборудования и программного обеспечения.

   • Обучение персонала: Оплата труда тренеров, разработка обучающих материалов.

   • Техническая поддержка: Оплата труда специалистов технической поддержки, приобретение необходимого оборудования и программного обеспечения.

   • Маркетинг и продвижение: Реклама, участие в выставках и конференциях, разработка маркетинговых материалов.

   • Юридическое сопровождение: Оплата услуг юристов для сопровождения внедрения и использования ЦСМК.

   • Хостинг и обслуживание серверов: Оплата услуг хостинга, приобретение серверного оборудования.

   • Прочие расходы: Оплата командировочных расходов, приобретение офисного оборудования и расходных материалов.
     

   • Людские ресурсы:
     

   • Руководитель проекта: Управление проектом, координация работы команды, взаимодействие с заказчиками.

   • Аналитики: Сбор и анализ требований, проектирование системы, разработка технического задания.

   • Программисты: Разработка программного обеспечения ЦСМК.

   • Тестировщики: Проведение тестирования ЦСМК, выявление и устранение ошибок.

   • Дизайнер интерфейса: Разработка удобного и интуитивно понятного интерфейса ЦСМК.

   • Эксперты в области здравоохранения: Разработка базы знаний, алгоритмов и рекомендаций.

   • Юристы: Обеспечение соответствия ЦСМК нормативным требованиям, юридическая поддержка пользователей.

   • Тренеры: Проведение обучения персонала.

   • Специалисты технической поддержки: Оказание технической поддержки пользователям.

   • Специалисты по маркетингу и продажам: Продвижение ЦСМК на рынке, поиск клиентов.

   • Специалисты по интеграции: интеграция ЦСМК с существующими информационными системами
     

     Результаты внедрения
     

   • До внедрения ЦСМК в стоматологической клинике  на подготовку и утверждение приказа о проведении внутреннего контроля уходило порядка 8 часов, после внедрения на формирование любого документа в рамках ВККиБМД затрачивается порядка 2 минут.  ЦСМК позволяет зарегистрировать нежелательное событие в 6 кликов и моментально информировать ответственных лиц.  Встроенные опросники и матрица корректирующих мер позволяет проводить расследование нежелательных событий в 10 раз быстрее,  с формированием  печатной  формы  и вносить данные в необходимые журналы в 1 клик, что экономит около   десяти  часов рабочего времени на одного сотрудника, а так же избавляет от ошибок и опечаток, повышая  объективность, доступность и измеримость результатов внутреннего контроля.  Цифровая платформа позволила увеличить  вовлеченность персонала  на 50% и увеличить  количество выявленных нежелательных событий в 20 раз  (с 1 до 20 в месяц), в тоже время   нежелательные события были расследованы в 100% случаев. ЦСМК позволяет сформировать все необходимы локальные нормативные документы по ВКК и БМД в автоматическом режиме. Экономия средств на сопровождение стоматологической клиники  юристом составила 80 000 рублей в месяц.  Работа по совершенствованию цифровой платформы ЦСМК продолжается.

Организация

ФГБОУ ВО САМГМУ МИНЗДРАВА РОССИИ

Адрес сайта: clinica.samsmu.ru Vt@it.ru

Участники проекта

Материалы