Цифровая трансформация внутренних аудитов в рамках внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности в ГБУЗ РКБ им.Г.Г.Куватова

В ГБУЗ РКБ им. Г.Г. Куватова улучшили организацию внутреннего аудита, сократив сроки согласования документов на 80% и подготовку программ на 60%. Внедрение Telegram-бота и автоматизация отчетности повысили эффективность процесса.

Описание проекта

Описание проблемы и сложностей ситуации, которая потребовала решения;

Организация внутреннего аудита (проверки) столкнулась с рядом серьезных трудностей, существенно снижающих эффективность процессов и увеличивающих временные затраты.

Основные проблемы включают:

1. Проблемы организации внутреннего аудита:

Создание годового графика аудитов было осложнено необходимостью учитывать специфику работы всех структурных подразделений. Сложности с оперативным оповещением членов аудиторской группы и распределением обязанностей затрудняли своевременное начало аудита. Трудоемкий процесс подготовки сводных отчетов, их согласования, ознакомления персонала с результатами и контроля выполнения корректирующих мероприятий увеличивали общую продолжительность цикла аудита. Все эти факторы приводили к нарушению сроков проведения аудитов и снижению общей эффективности системы внутреннего контроля.

2. Трудности анализа несоответствий:

Анализ выявленных несоответствий становится сложной задачей из-за многообразия критериев оценки (стандарты ISO, практические рекомендации РЗН, нормативные акты). Имелась проблема быстрого анализа данных в различных разрезах (дата, отделение, профиль, рекомендации РЗН, стандарты ISO и т.д). Ситуация усугублялась отсутствием удобных инструментов для обработки больших объемов данных, что препятствовало оперативному принятию мер и выявлению системных несоответствий. Проблемы с мониторингом выполнения предписанных мероприятий и применением риск-ориентированного подхода дополнительно усложняли ситуацию.

3. Проблемы документооборота:

Процесс оформления и хранения отчетов по аудитам был крайне неэффективным в бумажном виже. Ручное оформление, подписание и сканирование отнимали значительное время. Рассылка отчетов по электронной почте и размещение в общедоступных папках ограничивали доступ для ответственных лиц и повышали риск утечки информации. Остро стоял вопрос об обеспечении сохранности и доступности больших объемов информации и приложений в виде фотофиксации. Прозрачность отчетов также вызывала сомнения, информация могла искажаться на пути к высшему руководству, что препятствовало принятию обоснованных решений. Отсутствие единой системы хранения приводило к накоплению больших объемов документов в отделе управления качеством, и было не систематизировано в подразделениях.

Цель и показатели для измерения достижения цели;

Цель: Повышение эффективности внутренних аудитов

Показатели для измерения достижения цели:

1. Срок согласования документов;

2. Срок подготовки программы аудитов;

3. Срок подготовки отчетной документации по результатам аудита;

4. Автоматическая нумерация аудитов;

5. Автоматическое наполнение документации при помощи унифицированных форм;

6. Информирование участников группы аудиторов о предстоящем аудите через Telegram-бота, привязанного к системе аудитов;

7. Возможность оценки показателей в режиме реального времени:

· Выявление системных несоответствий.

· Удельный вес сроков устранения несоответствий.

· Коэффициент устранения несоответствий.

· Структура несоответствий по пунктам РЗН или ISO 9001:2015/7101:2023.

· Выполнение плана-графика аудитов.

Задачи, которые требовалось решить на пути достижения цели

Успешная трансформация системы внутреннего аудита в цифровую среду потребовала решения следующих ключевых задач:

1. Переход на цифровую платформу: переориентация всего процесса внутреннего аудита на использование цифровых технологий, что позволит ускорить обработку данных, повысить точность и облегчить управление информацией.

2. Улучшение доступности и качества информации: обеспечение удобства и точности сбора, анализа, обработки и систематизации данных в режиме реального времени для более оперативного принятия решений.

3. Оптимизация времени на подготовительные этапы: сокращение времени, затрачиваемого на планирование аудитов, составление отчетов и согласование готовых документов, благодаря внедрению автоматизированных процессов.

4. Упрощение оформления отчетов: разработка механизмов, облегчающих процесс оформления отчетов руководителями групп, что сократит временные затраты и повысит качество документации.

5. Система оповещения аудиторской группы: создание надежной системы уведомления участников аудиторской группы о предстоящих проверках, что обеспечит своевременное распределение обязанностей и минимизирует риски недопонимания.

6. Контроль соблюдения сроков: внедрение инструментов для мониторинга сроков проведения аудитов в соответствии с установленным планом, предотвращая задержки и обеспечивая соблюдение графика.

7. Интеграция планирования аудитов с анализом рисков: повышение взаимосвязанности процессов планирования аудитов с оценкой рисков и мониторингом нежелательных событий, что позволит уделять первоочередное внимание наиболее критичным областям.

8. Поддержка риск-ориентированного подхода: автоматизированный подсчет повторяющихся несоответствий для усиления риск-ориентированной стратегии и улучшения управления рисками.

9. Создание унифицированных шаблонов: разработка стандартных электронных форм для заполнения аудиторами, что облегчит сбор и обработку данных, а также стандартизирует процесс отчетности.

10. Электронный документооборот: полный перевод всех операций с документацией в электронную форму для ускорения обмена информацией и снижения бумажного оборота.

11. Внедрение стандартов и рекомендаций в электронном виде: интеграция практических рекомендаций РЗН и международных стандартов в цифровые инструменты для систематизации и упрощения работы с нормативной базой.

12. Обеспечение защиты и конфиденциальности данных: гарантированное обеспечение сохранности, доступности и конфиденциальности информации в условиях электронного документооборота.

Этапы реализации. Продолжительность:

· Первый этап: создание тестовой версии. Спустя месяц работы была готова базовая модель, которая позволила протестировать ключевые функции и механизмы взаимодействия.

· Второй этап: масштабирование на всю медицинскую организацию. Еще через два месяца продукт был успешно развернут во всех структурных подразделениях. Полный запуск проекта на всю больницу состоялся спустя три месяца.

· Третий этап: постоянное совершенствование. Далее началась непрерывная работа по улучшению и адаптации системы под меняющиеся требования и потребности медицинской организации. Продукт постоянно развивался, чтобы соответствовать высоким стандартам качества и удовлетворять растущие запросы пользователей.

Так, поэтапно, начиная с создания прототипа и заканчивая полным внедрением и последующим развитием, проект прошел путь от идеи до стабильной эксплуатации.

Необходимые ресурсы

Проектная команда

Состав команды - 5 человек, каждый из которых обладает уникальными компетенциями:

Ø Куратор проекта,

Ø Руководитель направления,

Ø Эксперты в ключевых областях: ВКК и БМД, СМК, ИТ, проектное управление.

Полученные результаты (качественные, количественные).

Оптимизация временных затрат:

· Согласование документов: сокращение на 80% (с 5 дней до 1 дня).

· Подготовка программы аудитов: ускорение на 60%(с 20 часов до 8 часов).

· Формирование отчётности по итогам аудита: ускорение на 80% (с 5 часов до 1 часа).

Внедрённые инструменты для повышения эффективности:

· Автоматизированная нумерация аудитов.

· Унифицированные формы для автоматического заполнения документации.

· Информирование участников через Telegram-бота, интегрированного с системой аудитов.

Мониторинг ключевых показателей в реальном времени:

· Удельный вес выполнения сроков по устранению несоответствий.

· Коэффициент устранения несоответствий.

· Структура нарушений по требованиям РЗН или ISO 9001:2015, ISO 7101:2023.

· Выявление системных несоответствий.

· Контроль выполнения планов аудитов.

Ключевые нововведения для улучшения процессов:

· Разработка и планирование годовых программ аудитов с учётом календарных графиков, групп и структурных подразделений.

· Автоматическое формирование отчёта по проведённым аудитам.

· Выявление системных несоответствий

· Контроль за своевременным устранением несоответствий

Внедрение этих улучшений позволило значительно повысить эффективность процесса аудита, снизив временные затраты, повысив точность результатов и обеспечив прозрачность на всех этапах.

Успешная система организации внутренних аудитов ГБУЗ РКБ им. Г.Г. Куватова легла в основу востребованных программ повышения квалификации Регионального центра компетенций и учебно-методического центра компетенций качества и безопасности в медицине. Интерес к этому опыту подтверждается участием 25 медицинских организаций из разных регионов РФ в семинаре-практикуме, проведенном в июне 2024 года в рамках конференции «Как провести эффективный внутренний аудит по качеству: опыт Республики Башкортостан».